Unsere Bäckerei-Programme und die DSGVO

Neue Erkenntnisse, Sichtweisen und Feststellungen zur DSGVO – nur in Zusammenhang mit unseren Bäckerei-Programmen – per 21.10.2018:

  1. Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung der Daten Ihrer Kunden laut Artikel 6, Punkt 1 b) der DSGVO, der da lautet:

    b)

    die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;

    Sie müssen also niemanden explizit von der Verabeitung seiner Daten in Kenntnis setzen, denn es ist automatisch klar, dass Sie zur Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen und der Erfassung von Bestellungen und der für Ihre Verpflichtungen aus der BAO sich ergebenden Handlungen die Daten des Kunden bzw des Lieferanten gespeichert und verarbeitet werden!

  2. Sie können Ihren *neuen* Kunden zur Information auch eine kurze Mitteilung (mündlich reicht, schriftlich ist auch gut) geben mit dem Inhalt, dass Sie seine/ihre Daten speichern und verarbeiten werden. Sie können dabei auch anführen, welche Daten das sein werden: Name, Adresse, Telefonnummer, UID-Nummer, e-Mail-Adresse, Bezugsperson/en. Hinzu kommen die von der BAO (Bundesabgaben-Ordnung) geforderten Aufzeichnungen wie die vollständigen Daten der Lieferscheine, Bestellscheine und Rechnungen.
  3. Da Sie die bei Ihnen gespeicherten Daten Ihrer Kunden nicht verkaufen werden, ist für eine sorgfältige Aufbewahrung dieser Daten und der Datensicherungen Sorge zu tragen!!
  4. Links. Die DSGVO vom 4. Mai 2016 kann im Volltext unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE aufgerufen und gelesen werden. Das der DSGVO entsprechende Gesetz heißt Datenschutzgesetz und ist unter https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001597&FassungVom=2018-05-25 abrufbar. Für etliche Fragen/Antworten können Sie https://ec.europa.eu/germany/news/20180524-datenschutz-grundverordnung-gilt-ab-morgen-fragen-und-antworten_de abrufen.

Ihre Kunden haben Rechte!

Auskunftsrecht: da Sie Daten der Betroffenen, also Ihrer Kunden im Bäckerei-Programm gespeichert haben, steht diesen das Auskunftsrecht zu. Was tun? Kunden-Bildschirm ausdrucken (ganz links unten auf den “Fotoapparat” klicken, der den Bildschirm-Inhalt in die Zwischenablage kopiert. Dann ein Textverarbeitungsprogramm starten (zB WordPad, das mit jedem Windows mitgeliefert wird. Oder, wenn die Anfrage per e-Mail kam, gleich eine Antwort-e-Mail öffnen und die Zwischenablage mit Strg-C hineinkopieren. Schreiben Sie dazu: “Wir haben von Ihnen bzw Ihrer Firma die hier abgebildeten Daten gespeichert, die Sie uns anlässlich der Eröffnung unserer Geschäftbeziehung bekanntgegeben haben. Weiters sind Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen gespeichert. Dies ergibt sich aus unserer Verpflichtung zu ordentlichen Aufzeichnungen gegenüber der Finanzbehörde.“. Das können Sie nun im Falle WordPad ausdrucken oder im Falle der e-Mail einfach versenden.

Änderungsrecht: selbstverständlich hat der Kunde nach Erteilung der Auskunft auch das Recht, eine Änderung an seinen Personendaten zu verlangen. Falsch geschriebener Name oder Adresse, falsche Telefonnummer, fehlerhafte UID – dem werden Sie selbstverständlich nachkommen, korrekte Daten sind ohnehin die Voraussetzung für die Klagbarkeit unbezahlter Rechnungen.

Recht zur Löschung: Falls der “Kunde” schon länger als 7 Jahre (Aufbewahrungsfrist fürs Finanzamt!) mit Ihnen keine Geschäftstätigkeit hatte und Sie kein Verfahren mit den Behörden offen haben, das einer Löschung entgegensteht, dann können Sie den “Kunden” und seine anderen Daten. Löschen Sie zuerst seine Lieferscheine, dann seine Rechnungen aus dem Fakturenjournal und letztlich den Kunden-Datensatz.

ACHTUNG! Die BAO verpflichtet Sie, ALLE innerbetrieblichen Aufzeichnungen gespeichert zu halten! Sie können also KEINE LÖSCHUNG irgendwelcher Daten Ihres Kunden vornehmen, wenn er/sie innerhalb der letzten 7 Jahre mit Ihnen Geschäfte machte! Sie MÜSSEN dann die Löschung ablehnen – unter Hinweis auf die 7-jährige Aufbewahrungsfrist – freundlich, aber bestimmt! Das gleiche gilt natürlich auch für den Wunsch nach Entfernung aus den Datensicherungen. Mehr als 7 Jahre alte Datensicherungen sollten Sie ohnehin sorgsam vernichten!